Politique de confidentialité et Politique en matière de cookies

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Hughes Hubbard & Reed LLP (« HHR » ou le « Cabinet ») respecte votre droit à la vie privée. Cette politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, divulguons, protégeons et traitons vos données personnelles.

Veuillez lire attentivement cette politique de confidentialité. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cette politique de confidentialité, veuillez nous contacter à l’adresse : [email protected].

Conformité à la loi

HHR recueille, utilise, divulgue, protège et traite de manière générale les Données personnelles en conformité avec les lois applicables en matière de confidentialité et de protection des données, y compris le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil (le « Règlement général sur la protection des données » ou le « RGPD »), le Règlement général sur la protection des données du Royaume-Uni (le « RGPD du Royaume-Uni ») et la California Consumer Privacy Act (le « CCPA »), telle que modifiée par la California Privacy Rights Act (le « CPRA »).

Tel qu’utilisé dans la présente Politique de confidentialité, le terme « Données personnelles » désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable ; une personne physique identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou à un ou plusieurs facteurs spécifiques à l'identité physique, physiologique, génétique, mentale, économique, culturelle ou sociale de cette personne physique.

Collecte de vos données personnelles

Nous pouvons collecter vos données personnelles de la manière suivante :

• Automatiquement lorsque vous visitez et interagissez avec notre site Web, www.hugheshubbard.com, ou tout autre site Web, blog, podcast, formulaire média, canal médiatique ou application mobile affilié ou connecté à ceux-ci (collectivement, le « Site »)
• Directement de vous (par exemple, lorsque vous nous contactez par courrier électronique, par téléphone ou par courrier, lorsque vous assistez à des réunions, conférences ou événements en présentiel ou virtuels, lorsque vous nous donnez des informations par le biais de réseaux sociaux, de cartes de visite ou d’interactions sur notre Site)
• Dans le cadre de notre relation avec vous (par exemple, si vous avez fait appel à nos services juridiques ou si vous vous êtes renseigné à leur sujet).
• Dans le cadre de la prestation de services juridiques pour nos clients, nous pouvons obtenir vos données personnelles de nos clients ou de tiers (par exemple, lorsque nous recevons des informations en vertu d’une assignation à comparaître ou d’une demande de documents)
• lorsque vous vous inscrivez ou répondez aux nouvelles, publications ou communications marketing du cabinet
• lorsque vous participez à l’un de nos séminaires ou événements
• lorsque vous visitez l’un de nos bureaux
• lorsque vous postulez à un emploi ou à un poste chez nous.
• à partir de sites de médias sociaux, de sources d'information, d'annuaires, de publications, de médias et d'autres sites publics ou commerciaux.
• à partir d'autres sources (par exemple, vérification des antécédents, vérification de l'identité, autorités chargées de l'application de la loi et de la réglementation, etc.)

Catégories de données personnelles que nous pouvons collecter et traiter

Les données personnelles que nous sommes susceptibles de collecter et de traiter comprennent :

• Données d'identification : noms, numéros de téléphone, adresses postales, adresses électroniques, coordonnées complémentaires, titres de poste, organisation, sexe, date de naissance et identifiants (par exemple, numéros de passeport, numéros de permis de conduire, numéros de sécurité sociale, identifiants fiscaux, identifiants d'utilisateur).
• Données relatives aux clients : les coordonnées des clients (par exemple, les adresses, les identifiants), et les Données personnelles reçues des clients en ce qui concerne leur activité et/ou leurs services, qui peuvent inclure les Données personnelles de leur personnel, de leurs clients et autres.
• Données utilisées pour fournir des services juridiques : Données personnelles reçues des clients et d'autres sources pour administrer et effectuer nos services, qui peuvent, le cas échéant, inclure des catégories spéciales de Données personnelles.
• Données de marketing : coordonnées, demandes de bulletins d'information, inscriptions à des événements/séminaires, préférences en matière de marketing, demandes de propositions, demandes de matériel de marketing du Cabinet et demandes relatives à des événements, des séminaires, des activités du Barreau et des possibilités d'intervention et de publication.
• Données financières : informations sur les comptes bancaires et de courtage, adresse de facturation, moyen de règlement, saisies des factures, saisies des paiements, détails BACS, détails SWIFT, détails IBAN, montant du règlement, date du règlement et saisies des chèques.
• Cookies et autres informations collectées automatiquement : informations relatives à votre utilisation du Site et données techniques recueillies par le biais de technologies de suivi et d'outils d'analyse des relations. Nos serveurs collectent également automatiquement des informations lorsque vous accédez au site, telles que votre adresse IP, votre géolocalisation, votre nom de domaine, l'identifiant de votre appareil, le type de navigateur, le système d'exploitation et les temps d'accès au Site (pour plus d'informations sur les cookies que nous utilisons, veuillez consulter notre politique en matière de cookies).
• Données relatives aux demandes d'emploi : Nous recueillons les Données personnelles des employés potentiels, des associés, des conseillers, des consultants et autres entrepreneurs indépendants, des travailleurs contractuels et des partenaires pour gérer et évaluer les demandes d'emploi et les offres d'emploi.

Nous recueillons les catégories spéciales de données personnelles suivantes uniquement lorsque (i) vous consentez expressément à leur collecte, ou (ii) ces informations sont nécessaires ou autorisées à être recueillies par la loi applicable.

• Origine raciale ou ethnique
• Opinions politiques
• Croyances religieuses ou philosophiques
• Adhésion à un syndicat
• Données génétiques
• Données biométriques
• Données relatives à la santé
• Données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle
• Données relatives aux condamnations pénales et aux infractions, dans la mesure où cela est également autorisé par les lois de votre juridiction.

Bases juridiques et finalités du traitement

Nous traitons vos données personnelles conformément à la législation et aux normes applicables. Lorsque la loi applicable l'exige, nous traitons vos Données personnelles uniquement dans la mesure où nous avons une base légale pour le faire. Il peut s'agir d'un ou plusieurs des éléments suivants : lorsqu'il est nécessaire de respecter une obligation légale, lorsqu'il est nécessaire pour l'exécution d'un contrat, lorsque nous avons obtenu votre consentement préalable, lorsqu'il est nécessaire de protéger vos intérêts vitaux, ou lorsqu'il est nécessaire aux fins d'un intérêt légitime qui ne l'emporte pas sur vos intérêts, vos droits fondamentaux ou vos libertés.

Nous pouvons traiter vos Données à caractère personnel à diverses fins, notamment :

• Permettre l'accès, l'utilisation et l'amélioration de notre Site ;
• Fournir des services juridiques et professionnels à vous ou à d'autres personnes ;
• Répondre à votre demande d'information et communiquer avec vous au sujet de nos services, des alertes clients, des événements, des actualités du Cabinet, des invitations et d'autres matériels de marketing susceptibles de vous intéresser, sous réserve d'obtenir votre consentement préalable lorsque la loi applicable l'exige ;
• Afin de nous permettre de nous conformer à nos obligations légales et réglementaires, notamment en matière de lutte contre le blanchiment d'argent, de connaissance de la clientèle, de vérifications financières et de votre état d’endettement, d'audit, de prévention et de détection de la fraude et du crime, et de tenue de registres
• Pour protéger la sécurité et gérer l'accès à nos locaux, à nos systèmes informatiques et de communication, à nos plateformes en ligne, à notre Site et à d'autres systèmes, y compris pour prévenir et détecter les menaces à la sécurité, la fraude ou d'autres activités criminelles ou malveillantes ;
• Pour nous aider à gérer les risques pour la santé et la sécurité des salariés et des visiteurs de nos bureaux ;
• Pour mener des activités de recrutement et gérer les demandes d'emploi ;
• Se conformer à toute demande de renseignements, assignation à comparaître, ordonnance d'un tribunal ou autre processus ou procédure juridique ou réglementaire ;
• Exploiter et gérer les activités du Cabinet, y compris nos relations avec les prestataires et les fournisseurs tiers, les assureurs, les propriétaires et les agents de gestion, les conseillers, les consultants et les institutions financières ;
• Faciliter l'expansion, l'ouverture, la fermeture ou le déménagement des bureaux du cabinet, l'acquisition de cabinets ou la restructuration du Cabinet ;
• Enquêter, établir et/ou protéger les droits, les biens ou la sécurité du Cabinet, ou les droits, les biens ou la sécurité d'autrui, intenter et/ou défendre des actions en justice, faciliter la recherche de conseils juridiques externes ;
• Mener d'autres activités commerciales du Cabinet, si nécessaire.

Opposition au marketing direct

Si vous recevez des informations ou des communications commerciales de HHR par courrier électronique, vous pouvez vous désinscrire à tout moment. Pour vous désinscrire, vous pouvez cliquer sur « unsubscribe » dans la communication concernée ou envoyer un courriel à : [email protected].

Conservation des données

Nous déterminons la durée pendant laquelle nous conserverons vos Données personnelles selon les critères suivants : nous ne conservons vos Données personnelles que pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou obtenues et/ou pour satisfaire aux exigences du droit applicable.

Ces finalités peuvent inclure :

• Fournir des services juridiques
• Évaluer des réclamations ou des opérations impliquant les données personnelles
• Effectuer des contrôles préalables, des examens de documents, des enquêtes et des mises en conformité gouvernementales ou réglementaires, notamment en matière de blanchiment d'argent, de personnes politiquement exposées, de sanctions, de lutte contre le terrorisme et de connaissance de la clientèle
• Gérer les opérations et la tenue des dossiers du Cabinet, ainsi qu'à des fins statistiques
• Effectuer des vérifications de conflits potentiels et des évaluations financières
• Commercialiser les services fournis par nos avocats e le Cabinet
• Commercialiser des séminaires, des événements, des présentations et des publications du Cabinet
• Stocker, sauvegarder et gérer les dossiers des clients, les données relatives aux ressources humaines et d'autres données relatives aux services juridiques du Cabinet, à ses activités commerciales ou à tout ce qui précède
• Protéger d'autres intérêts ou obligations légitimes en vertu des lois applicables ou nécessaires pour se conformer aux exigences légales ou réglementaires.
• À l'expiration de la période de conservation applicable, nous détruirons ou supprimerons vos Données Personnelles en toute sécurité, conformément aux lois et règlements applicables.

Divulgation et partage de vos données personnelles

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Nous pouvons partager vos données personnelles avec des tiers à des fins commerciales légitimes, conformément à la loi applicable et sous réserve des exigences professionnelles et réglementaires applicables en matière de confidentialité, de secret professionnel et d'obligations éthiques.

Lorsque la loi applicable l'exige ou lorsque cela est autrement approprié, nous protégeons vos données personnelles en concluant des accords écrits avec les tiers avec lesquels nous les partageons. Plus précisément, en vertu du RGDP et du UK RGDP, nous passons un contrat avec les tiers chargés du traitement afin de nous assurer qu'ils ne traitent vos données personnelles que selon nos instructions écrites, qu'ils protègent la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, et qu'ils se conforment aux autres exigences réglementaires.

Nous pouvons partager vos données personnelles avec des tiers dans les circonstances suivantes :

• Nous pouvons divulguer vos données personnelles dans le but de fournir des conseils et services juridiques. Cela peut impliquer la divulgation de vos données personnelles à d'autres parties, conseils, consultants, prestataires et experts impliqués dans des opérations, litiges, arbitrages, enquêtes et autres affaires juridiques que le Cabinet traite pour le compte de ses clients.
• Nous pouvons partager vos données personnelles avec des tiers qui assistent le Cabinet dans ses activités de marketing.
• Nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles avec des fournisseurs ou autres sous-traitants (tels que des fournisseurs de services d'hébergement de données et d'examen de documents, des fournisseurs d'infrastructure et de services informatiques, des institutions financières, des sociétés d'analyse commerciale et d'autres prestataires de services basés sur le cloud).
• Nous pouvons partager vos données personnelles avec des tiers qui sont nécessaires au fonctionnement et à la gestion de l'activité du Cabinet, y compris des comptables, des auditeurs et autres conseillers professionnels, des agents immobiliers et des agents de gestion, des consultants, des conseils externes, des conseillers et institutions financières, des assureurs, et ceux qui fournissent des services de RH, de comptabilité, d'informatique et autres au Cabinet.
• Nous pouvons partager vos données personnelles avec des tiers impliqués dans le recrutement de personnel, l'expansion, l'ouverture, la fermeture ou le déménagement de bureaux, l'acquisition de cabinets, la restructuration du Cabinet ou d'autres activités commerciales du Cabinet.
• Nous pouvons divulguer vos données personnelles pour nous conformer à une ordonnance d'un tribunal, une loi, une règle, un règlement ou une demande d’autorité publique.
• Nous pouvons divulguer vos données personnelles si nous pensons que la divulgation d'informations vous concernant est nécessaire pour répondre à une procédure légale, pour enquêter ou remédier à des violations potentielles de nos politiques, ou pour protéger les droits, la propriété et la sécurité d'autrui. Cela inclut l'échange d'informations avec d'autres entités pour la protection contre la fraude et la réduction du risque d’endettement.

Transferts internationaux de données personnelles

En tant que cabinet d'avocats international, HHR traite des affaires et fournit des services juridiques à des clients du monde entier. Notre Cabinet possède plusieurs bureaux aux États-Unis, un bureau en France, un bureau au Japon et un accord de coopération stratégique avec un cabinet d'avocats au Brésil. Les détails concernant nos bureaux sont disponibles sur www.hugheshubbard.com/contact.

Nous pouvons transférer vos données personnelles de la juridiction dans laquelle elles sont collectées ou situées vers d'autres juridictions, y compris vers d'autres juridictions dans lesquelles nous avons des bureaux. En effectuant un tel transfert, nous nous assurons qu'il existe une base juridique et des garanties appropriées en place. En particulier, en ce qui concerne les transferts de vos données personnelles depuis l'Espace économique européen (« l’EEE »), la Suisse ou le Royaume-Uni (le « RU ») vers d'autres juridictions, pays tiers et organisations internationales :

• Nous pouvons nous appuyer sur une décision d'adéquation émise par la Commission européenne.
• Nous pouvons nous appuyer sur des mesures de protection appropriées, telles que des clauses contractuelles types ou des règles d'entreprise contraignantes approuvées par la Commission européenne. HHR a conclu des Clauses contractuelles types pour les transferts de données personnelles entre ses bureaux.
• Nous pouvons nous appuyer sur des dérogations pour des situations spécifiques, par exemple lorsque le transfert est nécessaire pour l'établissement, l'exercice ou la défense de demandes légales ou lorsque vous nous donnez votre consentement explicite après avoir été informé des risques possibles associés au transfert.
• Nous continuons à participer aux Cadres du bouclier de protection de la vie privée UE-États-Unis et Suisse-États-Unis, même si ces Cadres ne sont pas actuellement considérés comme des mécanismes valables pour le transfert de données personnelles de l'UE, de l'EEE ou de la Suisse vers les États-Unis. Veuillez consulter notre déclaration Bouclier de protection de la vie privée (Privacy Shield Privacy Statement) pour de plus amples informations.

Vos droits en matière de données personnelles

 En vertu de certaines lois sur la protection des données, vous avez des droits que vous pouvez exercer en ce qui concerne vos Données personnelles. Si vous vous trouvez dans l'Espace économique européen (EEE) ou au Royaume-Uni (RU), vous pouvez, sous réserve de certaines conditions, exercer les droits suivants concernant vos données personnelles.

• Le droit d'accès - Vous avez le droit de demander des copies de vos données personnelles.
• Le droit de rectification - Vous avez le droit de nous demander de corriger toute donnée personnelle que vous jugez inexacte. Vous avez également le droit de nous demander de compléter vos Données personnelles si vous pensez qu'elles sont incomplètes.
• Le droit à l'effacement - Vous avez le droit de nous demander d'effacer ou de supprimer vos Données personnelles.
• Le droit de limiter le traitement - Vous avez le droit de nous demander de limiter le traitement de vos données personnelles.
• Le droit à la portabilité des données - Vous avez le droit de nous demander de transférer les données personnelles vous concernant, que vous nous avez fournies, à une autre organisation ou directement à vous.
• Le droit d'opposition - Vous avez le droit de vous opposer à ce que nous utilisions vos données personnelles jusqu'à ce que nous démontrions que nous avons des motifs légitimes impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés ou que nous traitons vos données personnelles pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
• Le droit d'éviter une prise de décision automatisée - Vous avez le droit de vous opposer à toute décision fondée uniquement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, qui produit des conséquences juridiques vous concernant, ou d'autres conséquences ayant un impact sérieux, et d'exiger que cette décision soit révisée manuellement.
• Le droit de retirer le consentement - Lorsque vous avez donné votre consentement au traitement de vos Données personnelles, vous avez le droit de retirer totalement ou partiellement votre consentement à tout moment. Pour retirer votre consentement, veuillez nous envoyer un courriel à : [email protected]. Une fois que nous aurons reçu la notification du retrait de votre consentement, nous ne traiterons plus vos données personnelles pour la ou les finalités auxquelles vous avez initialement consenti, à moins qu'il n'existe des motifs légitimes pour la poursuite du traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, tels que la nécessité de continuer à traiter vos données personnelles pour l'établissement, l'exercice ou la défense de demandes légales. Ceci ne s'applique pas au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct. En ce qui concerne ce type de traitement, vous avez le droit de vous opposer à tout moment, auquel cas nous ne traiterons plus vos données personnelles à des fins de marketing direct.

Procédures pour l'exercice de vos droits 

Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits, veuillez nous envoyer un courriel à : [email protected].

Pour assurer la sécurité de vos données personnelles, si nous ne pouvons pas vérifier votre identité ou si nous avons des doutes raisonnables concernant votre identité, nous pouvons vous demander, avant de traiter votre demande, de fournir des informations supplémentaires afin de vérifier votre identité.

 Vous ne serez pas facturé ou ne devrez pas payer de frais pour exercer vos droits concernant vos Données personnelles, y compris votre droit d'accès à vos Données personnelles, vos droits de rectification ou d'effacement de vos Données personnelles et votre droit d'opposition. Toutefois, si votre demande est manifestement infondée ou excessive, notamment en raison de son caractère répétitif, nous pouvons facturer des frais raisonnables ou refuser votre demande.

Cookies et technologies de localisation

Nous utilisons des cookies et d'autres technologies de localisation sur le Site pour aider à personnaliser le Site et améliorer votre expérience. La plupart des navigateurs sont configurés pour accepter les cookies par défaut. Vous pouvez supprimer ou refuser les cookies, mais sachez qu'une telle action pourrait affecter la disponibilité et la fonctionnalité du Site. Vous ne pouvez pas refuser les balises web. Toutefois, vous pouvez les rendre inefficaces en refusant tous les cookies ou en modifiant les paramètres de votre navigateur web pour vous avertir chaque fois qu'un cookie est proposé, ce qui vous permet d'accepter ou de refuser les cookies sur une base individuelle. Pour plus d'informations, voir notre politique en matière de cookies.

Sites Web de tiers

Le Site peut contenir des liens vers des sites Web et des applications tiers d'intérêt, des sites d'information et des services externes qui ne sont pas affiliés à HHR. Une fois que vous avez utilisé ces liens pour quitter le Site, toute information que vous fournissez à ces tiers n'est pas couverte par cette Politique de confidentialité, et nous ne pouvons pas garantir la sécurité et la confidentialité de vos informations. Avant de visiter et de fournir des renseignements à des sites Web tiers, vous devriez vous informer des politiques et des pratiques en matière de confidentialité (le cas échéant) du tiers responsable de ce site Web et prendre les mesures nécessaires pour, à votre discrétion, protéger la confidentialité de vos renseignements. Nous ne sommes pas responsables du contenu ou des pratiques et politiques de confidentialité et de sécurité de tout tiers, y compris d'autres sites, services ou applications qui peuvent être liés au site ou à partir de celui-ci. 

Sécurité de vos informations

Nous utilisons des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques pour protéger vos Données personnelles contre tout accès, utilisation et divulgation non autorisés. Nous exigeons également que nos prestataires protègent ces informations contre tout accès, utilisation et divulgation non autorisés. Bien que nous ayons pris des mesures raisonnables pour sécuriser vos Données personnelles, sachez qu'en dépit de nos efforts, aucune mesure de sécurité n'est parfaite ou impénétrable, et aucune méthode de transmission des données ne peut être garantie contre toute interception ou autre type d'abus. Toute information divulguée en ligne est susceptible d'être interceptée et utilisée à mauvais escient par des parties non autorisées. Par conséquent, toute transmission de ce type se fait à vos propres risques et périls et il vous incombe de veiller à ce que toutes les Données personnelles que vous nous envoyez soient envoyées en toute sécurité.

Politique relative aux enfants

Nous ne sollicitons pas sciemment d'informations auprès d'enfants de moins de 16 ans et ne faisons pas de marketing auprès d'eux. Si vous avez connaissance de données que nous avons recueillies auprès d'enfants de moins de 16 ans, veuillez nous envoyer un courriel à : [email protected].

Contrôles des fonctions Do-Not-Track

La plupart des navigateurs web et certains systèmes d'exploitation mobiles comportent une fonction ou un paramètre « Do-Not-Track » (Non suivi) (« DNT ») que vous pouvez activer pour signaler votre préférence en matière de confidentialité afin que les données relatives à vos activités de navigation en ligne ne soient pas contrôlées et collectées. Aucune norme technologique uniforme pour la reconnaissance et la mise en œuvre des signaux DNT n'a été finalisée. Pour cette raison, nous ne répondons pas actuellement aux signaux DNT du navigateur ou à tout autre mécanisme qui communique automatiquement votre choix de ne pas être suivi en ligne. Si une norme de suivi en ligne est adoptée et que nous devons la respecter à l'avenir, nous exposerons cette pratique dans une version révisée de la présente politique de confidentialité.

Mises à jour de la politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour notre politique de confidentialité à tout moment ou comme l'exigent les lois ou règlements applicables. Nous mettrons à disposition une copie mise à jour de cette politique de confidentialité sur notre Site. Veuillez consulter régulièrement notre Site pour prendre connaissance de toute modification ou mise à jour.

Nous contacter

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la présente Politique de confidentialité ou si vous souhaitez signaler une plainte concernant le traitement de vos Données personnelles ou nos pratiques ou politiques de protection des données en général, veuillez nous envoyer un courriel à l'adresse suivante : [email protected]

ou nous écrire à l'adresse suivante :

Hughes Hubbard & Reed LLP A l’attention de : Office of the General Counsel Michael Salzman, Esq. One Battery Park Plaza New York, New York 10004 Etats-Unis

Les questions, commentaires, demandes ou requêtes peuvent également être soumis par e-mail au représentant de notre bureau à Paris :

Hughes Hubbard & Reed LLP Bryan Sillaman, Esq. 4 rue Cambacérès 75008 Paris France [email protected]

Si vous êtes une personne concernée de l'EEE, de l'UE, de la Suisse ou du Royaume-Uni, vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle applicable de l'EEE, de l'UE, de la Suisse ou du Royaume-Uni, en particulier, dans le pays de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu de l'infraction présumée, si vous considérez que le traitement de vos Données personnelles a été ou est illégal.

Dernière mise à jour : 3 novembre 2022

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ - BOUCLIER DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Hughes Hubbard & Reed LLP (« Hughes Hubbard » ou le « Cabinet ») est un cabinet d'avocats international qui traite des affaires et fournit des services juridiques à des clients dans le monde entier, y compris dans l'Union européenne (« l’UE »), l'Espace économique européen (« l’EEE ») et en Suisse. Dans le cadre de ce travail, il est souvent nécessaire pour les clients actuels et potentiels, les parties adverses dans les litiges, les contreparties dans les affaires transactionnelles et autres de fournir au Cabinet des informations soumises aux lois sur la protection des données de l'UE, de l'EEE et de la Suisse. La présente politique protège les données à caractère personnel qui sont transférées de l'UE, de l'EEE ou de la Suisse vers les États-Unis.

Le Cabinet adhère au cadre du Bouclier de protection de la vie privée UE-États-Unis et au cadre du bouclier de protection de la vie privée Suisse-États-Unis tels que définis par le Département du Commerce des États-Unis concernant la collecte, l'utilisation et la conservation des informations personnelles transférées de l'UE, de l'EEE et de la Suisse vers les États-Unis. Hughes Hubbard a certifié au Département du Commerce américain qu'il adhère aux principes applicables du Bouclier de protection de la vie privée (les « Principes »).

S'il y a un conflit entre cette Politique de bouclier de protection de la vie privée et les principes, les principes prévaudront. La conformité du Cabinet au Bouclier de protection de la vie privée est soumise aux pouvoirs d'enquête et d'exécution de la Commission fédérale du commerce des États-Unis. Pour en savoir plus sur le programme du Bouclier de protection de la vie privée, et pour consulter notre certification, veuillez visiter le site http://privacyshield.gov.

Suite à la décision/avis de la Cour de justice de l'UE dans l'affaire C-311/18 Commissaire à la protection des données contre Facebook Ireland Limited et Maximillian Schrems (« Schrems II »), la Cour de justice de l'Union européenne et le Commissaire fédéral suisse à la protection des données et à l'information ont chacun déterminé que leur bouclier de protection de la vie privée respectif ne constitue pas actuellement une base pour le transfert de données personnelles de l'UE/EEE ou de la Suisse vers les États-Unis. Cependant, le Département du Commerce des Etats-Unis continue à administrer les programmes Privacy Shield et Hughes Hubbard continue à participer à ces programmes.

Informations que nous recueillons et utilisons

Pour les besoins de cette Politique, les données personnelles font référence à toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable qui a été transférée de l'UE, de l'EEE ou de la Suisse aux bureaux de Hughes Hubbard basés aux États-Unis dans le cadre du Bouclier de protection de la vie privée UE-États-Unis ou du Bouclier de protection de la vie privée Suisse-États-Unis.

Cette politique ne s'applique pas aux données personnelles qui ont été ou sont transférées aux bureaux de Hughes Hubbard basés aux Etats-Unis en vertu d'autres dérogations ou permissions énoncées à l'article 26 de la directive CE/95/46 et à l'article 49 du règlement général sur la protection des données. Il ne s'applique pas non plus aux données personnelles transférées à ou détenues par Hughes Hubbard à partir de juridictions ou de sources situées en dehors de l'UE, de l'EEE et de la Suisse.

Les données personnelles transférées depuis l'UE, l'EEE et la Suisse peuvent concerner les personnes concernées suivantes :

• Clients ;
• Clients potentiels ;
• Parties adverses et parties adverses potentielles dans le cadre d'un litige, d'un arbitrage, d'une médiation ou d'autres différends ;
• Les coparties et les coparties potentielles dans un litige, un arbitrage, une médiation ou tout autre différend ;
• Les tiers, les non-parties et les témoins qui sont impliqués ou potentiellement impliqués dans un litige, un arbitrage, une médiation ou tout autre différend ;
• Témoins et autres personnes impliquées dans des enquêtes et des examens de conformité ou qui y sont soumis ;
• Les contreparties dans les affaires transactionnelles ;
• Co-parties, agents, partenaires de joint-venture, investisseurs, acheteurs, vendeurs, prêteurs, actionnaires et autres dans des affaires transactionnelles ;
• Les contacts professionnels et personnels des avocats et des membres du personnel du cabinet ;
• Vendeurs et fournisseurs ;
• Les conseillers, consultants et experts ;
• D’autres personnes impliquées dans des litiges, des arbitrages, des médiations, d'autres différends, des enquêtes ou des transactions dans lesquels le cabinet est ou pourrait être impliqué ;
• Les salalriés, agents, représentants, directeurs, responsables, personnes affiliées, entrepreneurs indépendants, sous-traitants, personnes à charge, associés ou correspondants de l'une des personnes susmentionnées ;
• Les employés ou candidats à l'emploi de HHR ;

Les données personnelles transférées peuvent concerner les éléments suivants :

• Les informations personnelles, notamment le nom, le titre, l'adresse, le numéro de téléphone, le numéro de téléphone professionnel, l'adresse électronique professionnelle, le pays de résidence, l'employeur, l'adresse de l'employeur, les informations de facturation, l'historique des paiements, les fonctions professionnelles et les notes de réunions internes ;
• Les données qui révèlent l'origine raciale ou ethnique, les opinions ou croyances politiques ou religieuses, l'appartenance à un syndicat, les données génétiques, les préférences sexuelles, les infractions ou condamnations pénales, les performances professionnelles, la localisation ou les déplacements des personnes, les informations économiques individuelles, et tout ce qui concerne un ou des enfants ;
• Des informations financières ou bancaires ;
• Des informations sur la santé ;
• Les numéros de sécurité sociale et autres identifiants ;
• Les photographies ou autres portraits ;
• Les courriels et autres communications avec des tiers ;
• Les preuves ou matériaux qui peuvent potentiellement contenir des preuves relatives à un litige ou une enquête réelle ou potentielle ;
• Des informations de due diligence et des informations relatives à des opérations réelles ou potentielles, y compris des financements, des prêts, des accords de licence, des restructurations, des fusions et acquisitions ou des achats d'actifs ; et
• Des informations relatives aux droits de propriété intellectuelle, aux brevets, aux droits d'auteur et aux marques.

Les données personnelles provenant de l'UE, de l'EEE ou de la Suisse peuvent être transférées vers ou au sein du Cabinet aux fins suivantes :

• La prestation de services juridiques par le Cabinet ;
• Les consultations avec des clients potentiels ;
• L'évaluation de demandes ou d’opérations ;
• La réalisation de contrôles préalables ou d'examens de documents ;
• La conformité aux lois et règlements ;
• Les enquêtes ;
• Les opérations et la tenue des dossiers du Cabinet ;
• Contrôles de conflits et évaluations financières ;
• Les prévisions financières ou de gestion ;
• Respect des obligations éthiques, professionnelles et légales du Cabinet ;
• Le respect des protocoles de lutte contre le blanchiment d'argent, de gestion des risques et autres protocoles de conformité ;
• La commercialisation des services et des avocats du Cabinet ;
• Séminaires, présentations et publications du Cabinet ; et
• le stockage, la sauvegarde et l'administration des fichiers clients, des données RH et des autres données décrites ci-dessus.

Les données personnelles transférées depuis l'UE, l'EEE ou la Suisse peuvent être divulguées aux personnes suivantes :

• Les avocats et le personnel du Cabinet qui doivent avoir accès à ces informations ;
• Le personnel de gestion des dossiers, les fournisseurs de centres de données, les professionnels de la gestion des documents, le personnel informatique, les commis aux dossiers et les archivistes ;
• Les adversaires, les co-parties, les non-parties, les tiers, les experts, les prestataires et les consultants dans le cadre d'un litige, d'une médiation ou d'un arbitrage ;
• Les contreparties, les agents, les partenaires de joint-venture, les parties prenantes et autres personnes qui doivent avoir accès aux informations dans le cadre d’opérations ;
• Les prestataires, entrepreneurs et autres personnes qui soutiennent ou aident le Cabinet à fournir des services juridiques ;
• Les organismes chargés de l'application de la loi et autres autorités gouvernementales ; et
• Les tribunaux, les autorités gouvernementales et les autres parties, conformément à la loi, à une ordonnance d'un tribunal, d'une autorité gouvernementale ou d'une autre autorité, ou aux règles ou règlements applicables.

Transferts vers des tiers

Hughes Hubbard peut rester responsable, en vertu des Principes, des transferts ultérieurs à des tiers impliquant des données personnelles de personnes de l'UE, de l'EEE et de la Suisse. Ceci ne s'applique cependant pas aux liens vers des sites tiers. Cette politique ne s'applique pas aux pratiques d'information de ces sociétés et organisations tierces, et Hughes Hubbard n'est pas responsable de leur respect des lois sur la confidentialité des données ou du contenu de leurs sites.

Lors du transfert de données personnelles à des tiers, Hughes Hubbard va, entre autres choses :

• Ne transférer ces Données qu'à des fins limitées et spécifiques ;
• S'assurer que le tiers/mandataire est obligé de fournir au moins le même niveau de protection de la vie privée que celui requis par les Principes ;
• Prendre des mesures raisonnables et appropriées pour s'assurer que le tiers/agent traite effectivement les données personnelles transférées d'une manière compatible avec les obligations de Hughes Hubbard selon les Principes ;
• Demander au tiers/agent d'informer Hughes Hubbard s'il détermine qu'il ne peut plus remplir son obligation de fournir le même niveau de protection que celui requis par les Principes.

Conformité

Le Cabinet dispose de politiques de sécurité et de confidentialité qui régissent toutes les informations qu'il reçoit, conserve et transfère, y compris les Données personnelles provenant de l'UE, de l'EEE ou de la Suisse. Ces politiques sont disponibles et s'appliquent à l'ensemble des avocats et du personnel du Cabinet, et le Cabinet organise périodiquement des formations pour s'assurer que tous les avocats et le personnel du Cabinet respectent ces politiques. Le non-respect des politiques du Cabinet en matière de sécurité et de confidentialité des informations peut entraîner des violations des exigences légales et éthiques et faire l'objet de mesures disciplinaires, y compris le licenciement. Le Cabinet a également mis en place des procédures pour examiner périodiquement sa conformité à la présente politique de protection de la vie privée.

 La conformité à la présente Politique de protection de la vie privée sera vérifiée par auto-évaluation. Le responsable de la sécurité de l'information du Cabinet (le « CISO ») est chargé de veiller au respect de la politique et le CISO ou le Directeur juridique du Cabinet doit présenter au moins une fois par an un rapport écrit à la direction du Cabinet concernant le respect de la Politique et des Principes par le Cabinet.

Droit d'accès

Les personnes de l'UE, de l'EEE et de la Suisse soumises au Bouclier de protection de la vie privée peuvent demander la confirmation que Hughes Hubbard traite ou non leurs données personnelles, demander l'accès à leurs Données personnelles, et/ou demander que Hughes Hubbard rectifie, supprime, ou limite l'utilisation de leurs Données personnelles si elles sont inexactes ou ont été traitées en violation des Principes.

Les personnes qui ont consenti à la collecte, au stockage, au transfert, à la divulgation à un tiers ou à toute autre utilisation de leurs Données personnelles par Hughes Hubbard peuvent retirer ce consentement à tout moment et se retirer de tout traitement futur basé sur ce consentement.

Avant de traiter des informations personnelles sensibles (par exemple, des informations relatives à l'origine raciale ou ethnique, aux opinions politiques, aux croyances religieuses ou philosophiques, aux affiliations syndicales, aux données de santé personnelles ou aux informations concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle de la personne), Hughes Hubbard obtiendra le consentement requis de la personne.

Pour demander l'accès à vos Données personnelles et pour toute autre question, commentaire, demande ou requête concernant le traitement de vos données personnelles par Hughes Hubbard, veuillez nous contacter par e-mail à l'adresse suivante : [email protected] ou par écrit à l'adresse suivante : Hughes Hubbard & Reed LLP A l’attention de : Office of the General Counsel Michael Salzman, Esq. One Battery Park Plaza New York, New York 10004 Ettats-Unis

Les questions, commentaires, demandes ou requêtes peuvent également être soumis par e-mail au représentant de notre bureau à Paris : Hughes Hubbard & Reed LLP Bryan Sillaman, Esq. 4 rue Cambacérès 75008 - [email protected]

Toutes ces demandes seront traitées en accord avec les Principes et les lois applicables, y compris les lois applicables sur la protection des données et la vie privée. Hughes Hubbard fera des efforts de bonne foi pour se conformer à de telles demandes, mais il peut y avoir des circonstances dans lesquelles Hughes Hubbard n'est pas en mesure de permettre l'accès à de telles informations ; de se conformer à une demande de rectification, de suppression ou de modification de ces informations ; et/ou de limiter l'utilisation de leurs informations. Ceci peut se produire lorsque le fait de se conformer à la demande aurait pour effet de : (i) violerait un privilège ou une protection (tel que le privilège avocat-client) ; (ii) compromettrait les obligations de confidentialité ou la vie privée, les droits de propriété ou d'autres droits légitimes de Hughes Hubbard, de ses clients ou d'autres tiers ; (iii) impliquerait une charge ou une dépense disproportionnée par rapport aux risques pour la vie privée de l'individu ; ou (iv) violerait les règles applicables de la responsabilité professionnelle ou d'autres lois, règlements, ordonnances ou autres directives d'un tribunal. Si Hughes Hubbard détermine qu'une demande ne peut être satisfaite pour une ou plusieurs de ces raisons, nous nous efforcerons de vous fournir une explication de la raison de cette détermination. Pour protéger votre vie privée, Hughes Hubbard prendra des mesures commercialement raisonnables pour vérifier votre identité avant de vous donner accès à vos Données personnelles ou de les modifier.

Plaintes/Règlement indépendant des litiges

Si vous avez des réclamations à formuler concernant l'utilisation ou la collecte de vos Données personnelles par Hughes Hubbard, veuillez nous contacter directement par courrier électronique à l'adresse : [email protected].

ou par écrit à l'adresse suivante : Hughes Hubbard & Reed LLP A l’attention de : Office of the General Counsel Michael Salzman, Esq. One Battery Park Plaza New York, New York 10004 Etats-Unis / ou Hughes Hubbard & Reed LLP Bryan Sillaman, Esq. 4 rue Cambacérès 75008 Paris France 

Hughes Hubbard répondra à votre plainte dans un délai de 45 jours. Si Hughes Hubbard n'est pas en mesure de résoudre une plainte concernant cette politique de protection de la vie privée ou le traitement des données personnelles couvertes par cette politique, elle mettra à votre disposition, sans frais, un mécanisme de recours indépendant.

Les plaintes non résolues relatives au Bouclier de protection de la vie privée peuvent être soumises à l'American Arbitration Association aux États-Unis. Si vous ne recevez pas de Hughes Hubbard un accusé de réception de votre plainte en temps voulu, ou si Hughes Hubbard n'a pas résolu votre plainte, vous pouvez contacter ou visiter l'American Arbitration Association à l'adresse : http://go.adr.org/privacyshiel... pour plus d'informations ou pour déposer une plainte. Dans certaines circonstances, vous pouvez invoquer un arbitrage contraignant.

(Dernière mise à jour : 3 novembre 2022)

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